Положение об архивном отделе администрации муниципального образования Крымский район
1.Общие положения
1.1. Архивный отдел администрации муниципального образования Крымский район (далее – архивный отдел) является структурным подразделением администрации муниципального образования Крымский район.
1.2. Архивный отдел структурно подчинен первому заместителю главы муниципального образования Крымский район.
1.3. Архивный отдел имеет бланки, печать со своим наименованием
и использует их в установленном порядке.
1.4. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Краснодарского края, документами Федерального архивного агентства и управления по делам архивов в управлении делами администрации Краснодарского края, уставом муниципального образования Крымский район, правовыми актами муниципального образования Крымский район, настоящим Положением.
2.Задачи архивного отдела
Основными задачами отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению, в том числе:
– органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
– хранение, учет архивных документов, принятых в архивный отдел;
– создание оптимальных условий хранения документов
и обеспечение их физической сохранности;
– обеспечение охранного и противопожарного режимов.
2.2. Комплектование архивного отдела документами, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение.
2.3. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов.
2.4. Оказание организационно-методической помощи ведомственным архивам по вопросам архивного дела и организации делопроизводства органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений Крымского района; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
3.Функции архивного отдела
Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Обеспечивает хранение и учет:
– документов постоянного хранения, являющихся собственностью муниципального образования Крымский район;
– документов постоянного хранения, документов по личному составу и документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных органов, организаций – источников комплектования и организаций – возможных источников комплектования;
– документов по личному составу ликвидированных организаций,
не являющихся источниками комплектования.
3.2. Принимает на хранение в архивный отдел документы частной формы собственности в порядке и на условиях договора между собственником документов и администрацией муниципального образования Крымский район.
3.3. Обеспечивает создание оптимальных условий хранения
документов и физической их сохранности.
3.4. Составляет списки организаций – источников комплектования и организаций – возможных источников комплектования, утверждаемых главой муниципального образования Крымский район, и ведет систематическую работу по их уточнению.
3.5. Организует отбор и прием документов постоянного и временного хранения.
3.6. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архивном отделе.
3.7. Оказывает организационно-методическую помощь ведомственным архивам по вопросам архивного дела и организации делопроизводства, включая:
– обеспечение исполнения организациями, независимо от форм собственности, законодательства и иных правовых актов Российской Федерации, Краснодарского края и органов местного самоуправления Крымского района в области архивного дела и делопроизводства;
– ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся
в организациях – источниках комплектования;
– оказание методической помощи организациям – источникам комплектования и организациям – возможным источникам комплектования по подготовке описей дел постоянного хранения, описей дел по личному составу, номенклатур дел, положений о ведомственных архивах и экспертных комиссиях;
– проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.
3.8. Информирует органы местного самоуправления, муниципальных организаций о составе и содержании документов Крымского района по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию.
3.9. Использует документы в социально-экономических и культурных целях на выставках, в средствах массовой информации.
3.10. Исполняет социально-правовые и иные запросы юридических и физических лиц, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.
3.11. Осуществляет информирование заявителей посредством личного приема и муниципального автономного учреждения «Крымский многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг муниципального образования Крымский район. Прием заявлений для предоставления муниципальной услуги осуществляется в МФЦ.
3.12. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам отдела, автоматизированных баз данных о составе и содержании документов.
3.13. Внедряет в практику нормативные методические документы по архивному делу и делопроизводству.
3.14. Подготавливает проекты постановлений, распоряжений администрации муниципального образования Крымский район в области обеспечения сохранности документов.
4.Права архивного отдела
Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач
и функций предоставляется право:
4.1. Представлять администрацию муниципального образования Крымский район по доверенности по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
4.2. Вносить на рассмотрение главы и первого заместителя главы муниципального образования Крымский район предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию хранения архивных документов в архивах организаций.
4.3. Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования необходимые сведения о работе и состоянии хранения документов.
4.4. Запрашивать и получать от организаций всех форм собственности, расположенных на территории муниципального образования Крымский район, необходимые сведения о документах по личному составу для выполнения возложенных на архивный отдел задач и функций.
4.5. Обеспечивать исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования Крымский район, независимо от их форм собственности, требования архивного законодательства, в том числе запрашивать и получать необходимую информацию и информировать руководителей организаций о состоянии хранения документов.
4.6. Оказывать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования Крымский район, помощь по вопросам архивного дела и организации делопроизводства.
4.7. Иметь, по согласованию, своего представителя в составе ликвидационных комиссий юридических лиц для участия в решении
вопросов сохранности документов.
4.8. Участвовать в работе Крымского местного отделения Краснодарского краевого отделения «Российского общества историков-архивистов», взаимодействовать с Краснодарским краевым отделением «Российского общества историков-архивистов».
4.9. При наличии свободных площадей осуществлять временное хранение архивных документов организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела на основании договора, если это не противоречит законодательству Российской Федерации и Краснодарского края.
5.Организация работы архивного отдела
5.1. Архивный отдел возглавляет начальник. Начальник
и специалисты отдела являются муниципальными служащими и входят
в реестр должностей муниципальной службы.
5.2. Начальник архивного отдела назначается на должность и освобождается от должности главой муниципального образования Крымский район.
5.3. При смене начальника архивного отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт приема-передачи утверждается администрацией муниципального образования Крымский район.
5.4. Начальник архивного отдела:
– осуществляет общее руководство отделом и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач;
– распределяет должностные обязанности между специалистами архивного отдела;
– отчитывается о работе архивного отдела перед администрацией муниципального образования Крымский район и в установленном порядке перед управлением по делам архивов в управлении делами администрации Краснодарского края.
5.5. Деятельность отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых администрацией с учетом рекомендаций управления архивов в управлении делами администрации Краснодарского края.
6.Ответственность
Сотрудники архивного отдела несут ответственность за:
6.1. Некачественное и несвоевременное выполнение возложенных на архивный отдел функций, низкий уровень трудовой и производственной дисциплины.
6.2. Несоблюдение ограничений, невыполнение обязательств, нарушение запретов, установленных законодательством о муниципальной службе и Федеральным законом от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции».
6.3. Нарушение конфиденциальности информации.
6.4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка.
Принято постановлением администрации муниципального образования Крымский район № 550 от 23.03.2020 года Скачать документ
Постановление администрации муниципального образования Крымский район от 17 августа 2022 года № 2384 «Об утверждении Положения об архивном отделе администрации муниципального образования Крымский район» Скачать
