Соблюдение требований
по организации работы ведомственного архива.
Формирование дел и подготовка их к передаче в архивный отдел администрации МО Крымский район
Качественное комплектование архивного отдела администрации МО Крымский район напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения. Одним из важнейших условий обеспечения сохранности документов организации является наличие архивных помещений. Практика работы показывает, что не во всех организациях они имеются, а если и имеются, то очень далеки от совершенства. Ежегодно на заседаниях комиссий различных уровней рассматриваются вопросы улучшения качества хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, но вопрос по-прежнему продолжает быть актуальным на стадии ведомственного хранения.
Важное место в организации работы ведомственного архива учреждения занимают нормативно-методические документы, регламентирующие хранение, комплектование, учет и использование образовавшихся в процессе его деятельности архивных документов.
Основными документами, определяющими хранение документов, являются:
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который определяет основные принципы функционирования архивов, в том числе ведомственных архивов, в нашей стране;
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477);
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76);
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных фондов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, М., 2015;
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, которым определены сроки хранения управленческих документов (организационно-распорядительных, информационно-справочных и др.);
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, М. 2007.
В соответствии с действующими нормами в сфере архивного дела организация разрабатывает и утверждает локальные акты, направленные на регламентацию порядка работы с архивными документами в делопроизводстве и архиве или архивохранилище:
инструкцию по делопроизводству;
номенклатуру дел;
Положение об архиве;
Положение об экспертной комиссии;
приказ о составе экспертной комиссии;
должностные инструкции ответственного за архив;
порядок опечатывания архивохранилища;
положение о допуске в архивное помещение;
книгу выдачи дел во временное пользование;
дело фонда (описи дел постоянного хранения и по личному составу, исторические справки, справки проверок архива, паспорт архива учреждения, акты о выделении дел к уничтожению и др.).
В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.
В зависимости от объема документов архив организации создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
Процесс предоставления помещения архивных документов включает определение площади, выбор помещения архива организации и оснащение его оборудованием.
При отсутствии специального помещения для архива организации выделяется приспособленное помещение в административном здании.
Помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещении не должно быть газовых и водонесущих труб.
В помещениях запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних предметов.
В помещениях для хранения архивных документов важно создать оптимальные условия для содержания документов, исключающих их утрату. Соответственно в архивном помещении должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы. Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивном помещении допускается при условии применения защитных штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают на стеллажах в картонных архивных коробах, изготовленных из безвредных материалов. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы.
В архивных помещениях недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80–90 % необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение архивных помещений, устранение причин роста влажности). Во избежание появления в архивном помещении плесени, грызунов, насекомых, его необходимо содержать в чистоте.
Также важно техническое обеспечение ведомственного архива. Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.
Основной проблемой в организациях является отсутствие свободных площадей — проблема не новая, но сильно обострившаяся за последние десятилетия. Поэтому проблему необходимо решать с руководителем организации, находить иные выходы из сложившейся ситуации: приобретение металлических шкафов, выделение помещений.
Работа любого архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются правовой статус архива, задачи, функции, права архива, а также права, обязанности и ответственность работников архива. Положение об архиве утверждается руководителем организации и согласовывается с соответствующим архивным учреждением. При необходимости положение об архиве может дополняться иными разделами.
В организации, не имеющей отдельного структурного подразделения для архива, составляется должностная инструкция, в которой указываются виды работ, возлагаемые на ответственного за архив специалиста, его обязанности и права.
Ответственный за архив организации назначается приказом руководителя организации.
Обязательным документом в работе ответственного за архив учреждения является порядок (или положение) опечатывания и допуска в архивное помещение, в котором определяются лица, имеющие право допуска в архивное помещение учреждения, утвержденные приказом руководителя.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации (п. 4.33.Правил).
Передача дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу в архив организации проводится только по описям, составленным в структурных подразделениях (п. 4.31. Правил).
Опись дел структурного подразделения – учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение. Описи дел структурного подразделения составляются после проведения экспертизы ценности документов. Работа по их составлению выполняется лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, и работниками службы делопроизводства организации. Методическое руководство составлением описей дел структурных подразделений осуществляет архив организации.
Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.
Опись дел структурного подразделения подписывается его руководителем и согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации.
Прием-передача дел в архив организации производится работником архива и работником структурного подразделения, при этом на всех экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.
В конце каждого экземпляра описи дел структурного подразделения указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, итоговая запись подписывается лицом, ответственным за архив, и работником структурного подразделения, передавшего дела.
Описи дел структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации (лицо, ответственное за архив).
После упорядочения дел в архиве организации дела хранятся в архивных коробах и в последующем предаются на хранение в муниципальные и государственные архивы в них же.
Дела, взятые во временное пользование из архива учреждения, оформляются актом выдачи дел во временное пользование с указанием срока и учитываются в журнале выдачи дел из архива учреждения.
Специалистом, ответственным за архив учреждения, должна проводиться проверка наличия и состояния дел в архиве организации. В ходе этой работы устанавливается фактическое наличие единиц хранения.
Единовременные проверки наличия и состояния дел в архиве учреждения проводятся:
после перемещения дел в другое помещение;
при смене ответственного за архив;
после ЧС.
После проведенной проверки наличия документов в архиве организации составляется итоговый документ. Если обнаружена недостача дел, организуют розыск дел, который длится в течение одного года. В случае необнаружения дел, составляют акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.
