Организация работы экспертной комиссии.
Проведение экспертизы ценности документов
и отбор их на постоянное хранение
В жизненном цикле любой организации независимо от формы собственности и сферы деятельности собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. И то ли это управленческие решения или финансовые документы, научная мысль, вопросы подбора и расстановки кадров, контроля и т.д. – все эти факты фиксируются документально. Однако все они имеют различную ценность.
Часть документов после выполнения оперативных функций переходит в разряд невостребованных и соответственно подлежит утилизации. В то же время имеются документы, которые сохраняют свою ценность на протяжении длительного времени или вообще постоянно.
Вопрос о том, какие документы хранятся временно (и в течение какого времени), а какие постоянно и решает экспертиза ценности документов. Целью ее является изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности – это процесс, имеющий глубокие исторические корни. Вопросы экспертизы ценности документов изучались многими авторами. Из их трудов было почерпнуто много полезной и важной информации. Тем не менее данная тема сохраняет свою актуальность и по сегодняшний день.
Основные правовые и методические документы
по экспертизе ценности документов
В настоящее время существует ряд правовых и методических документов по организации и методике экспертизы ценности документов:
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19);
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526);
Типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения документов:
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558);
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. № 1182);
Ведомственные перечни с указанием сроков хранения документов.
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
На одном из них хотелось бы остановить ваше внимание. Это всем известные и широко применяемые Основные правила работы архивов организаций 2002 года. Этот документ не утратил своей силы. Но обращаем ваше внимание на то, что на сегодняшний день он является только методическим, а не нормативным.
Этапы проведения экспертизы
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:
в делопроизводстве;
в архиве организации;
и при подготовке архивных документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив.
В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще не «родилось». Сроки хранения документов должны определяться уже при проектировании документов. То есть в момент создания документа в делопроизводстве должен быть известен предполагаемый срок его хранения. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится также:
при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к последующему хранению;
и при выделении дел на уничтожение.
В архиве организации экспертиза ценности проводится при подготовке дел к передаче на постоянное хранение и при выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек.
Задачиэкспертизы ценности
При проведении экспертизы ценности документов ставится несколько задач.
Во-первых, это определение состава документов, которые содержат ценную информацию и подлежат отбору для передачи сначала в архив организации, а затем в муниципальный архив на постоянное хранение. В этом случае критерий ценности – единица условная. Ведь информация может быть ценной как для самой организации, так и для жизни всего государства или его субъектов. А самое главное – она может быть ценной для граждан. Ведь по Конституции Российской Федерации человек, его права и свободы являются высшей ценностью.
Именно архивные документы являются источниковедческой базой исторической науки.
Во-вторых, это определение сроков хранения документов, информация которых может быть использована в течение какого-то периода. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на три группы: дела постоянного хранения, долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 50 (75) лет) и временного хранения. При определении сроков хранения документов нельзя просто подбирать к создаваемым в организации документам срок хранения и статью из какого-либо перечня. Его типовые, нормативные и унифицированные сроки хранения нужно применять в результате аналитической работы по отношению к тем документам, которые создаются в организации.
В-третьих, задачей экспертизы ценности является обеспечение полноты состава Архивного фонда путем восполнения утраченных документов и отбор на хранение наиболее информативно емких документов.
Первые две задачи, при которых осуществляется отбор наиболее ценных документов и определение сроков хранения документов, являются наиболее важными. Ведь решается судьба каждого дела. Утраченное восполнить часто невозможно, но есть и другая крайность – перестраховка, которая может привести к засорению фондов ненужными документами.
Критерии ценности дел
При экспертизе ценности огромное значение имеют критерии ценности дел – своеобразные «фильтры», помогающие из массы документов выделить самые ценные.
К этим критериям относятся:
подлинность и копийность, а также юридическая сила документов. На постоянное хранение следует оставлять оригиналы документов, т.е. первое в окончательной редакции воспроизведение документа, удостоверенное лицом, его написавшим или составившим. Немаловажно, что документы, оставляемые на архивное хранение, должны иметь юридическую силу – быть правильно оформлены и иметь все необходимые реквизиты: название организации, дату, подпись, при необходимости печать;
дублетность. Дублетные экземпляры уничтожаются. Исключение составляют дублеты, на которых есть визы и резолюции;
поглощенность содержания. Документы, содержание которых повторяется в составленных на их основе сводных документах, называются поглощенными. Поглощенность характерна для документов по бухучету. Поглощенные документы при наличии сводных могут уничтожаться;
физическое состояние документов. Если документы повреждены плесенью, грибком, были изъедены мышами или затоплены, то нужно решить, стоит ли их восстанавливать. Если документы не представляют большой ценности (либо их можно восполнить второстепенными документами), то они могут быть уничтожены.
Существуют также и другие критерии. Критериями могут быть время образования документа, а также его авторская принадлежность. Особенно бережного отношения требуют документы общественных, творческих, профсоюзных и других подобных организаций.
Особую обеспокоенность вызывает судьба документов, призванных пополнить Архивный фонд Российской Федерации в настоящее время – время перехода на безбумажный документооборот и внедрения электронных технологий в делопроизводство, когда нет еще четких критериев длительного хранения электронных документов, а электронные документы уже есть и все больше теснят документы на бумажных носителях.
Экспертная комиссия
Для качественного и объективного проведения экспертизы ценности в каждой организации обязательно должна быть создана экспертная комиссия (ЭК), действующая на основании утвержденного руководителем организации положения, разработанного на основании Примерного положения. В 2018 году Федеральным архивным агентством утверждено примерное положение об ЭК организации. Управлением делами администрации Краснодарского края данный приказ доводился до сведения администраций муниципальных образований. Информация о принятии нового примерного положения об ЭК будет доведена до сведения организаций – источников комплектования в 2019 году для внесения изменений в действующие положения об ЭК.
Экспертная комиссия – это коллектив работников делопроизводства, архива организации, специалистов данной отрасли. В состав ЭК может быть включен и представитель муниципального архива. Одним словом, можно сказать, что это люди, которым доверено решение судьбы документов организации.
Состав ЭК утверждается приказом руководителя организации, председателем назначается один из его заместителей.
Функции экспертной комиссии
В функции ЭК входит:
организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
рассмотрение и принятие решения о согласовании описей дел постоянного хранения, по личному составу, описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, номенклатуры дел организации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.
Также ЭК рассматривает предложения об изменении сроков хранения документов, установленных перечнями, и об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.
Без документов, прошедших рассмотрение ЭК, без протоколов об их согласовании ни один руководитель не вправе принимать решение по тому или иному вопросу, касающемуся организации работы с документами или их хранения.
Результаты работы экспертной комиссии
Результатом работы ЭК являются следующие документы:
протоколы заседаний;
описи дел постоянного хранения, описи дел долговременного хранения (по личному составу);
акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Самое главное, чтобы все эти документы составлялись правильно и отображали объективную действительность. Нередко составление протоколов осуществляется формально. Имеющийся шаблон перепечатывается из года в год, заменяются только годы, за которые составлены описи и номенклатуры дел.
Важную часть работы ЭПК при администрации Краснодарского края составляет рассмотрение описей дел постоянного хранения организаций – источников комплектования муниципальных архивов.
На описях, составленных в ведомственных архивах организаций, основываются учет и использование документов в муниципальном архиве. Поэтому большое внимание необходимо уделять качеству их составления.
Опись – архивный справочник
Опись – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. В описи учитывается каждое дело. Опись является базовым справочником в муниципальных архивах и осуществляет две функции – учетную и информационно-поисковую.
Характерные ошибки, допускаемые
при составлении описей дел постоянного хранения
К сожалению, самой распространенной ошибкой продолжает оставаться неполнота состава описей. Это значит, что дела, включенные в описи, не отражают задачи и функции организации, определенные уставом или положением.
Последнее время все чаще звучит и такое объяснение неполноты состава документов, включенных в опись, как ведение этих дел в электронном виде. Современные технологии электронного документооборота направлены в первую очередь на организацию работы с текущими документами: они обеспечивают оперативность передачи документов, их согласование, удобный полнотекстовый поиск, т.е. существенно повышают эффективность работы. Но эти технологии не направлены на долговременное хранение документов, не обеспечивают их юридическую значимость в долговременной перспективе.
В подавляющем количестве организаций документы постоянного хранения составляют 5 – 10 % от общего объема создаваемых документов, и они должны выводиться на бумагу и на бумаге же подписываться и храниться. Поэтому рекомендуем работать с традиционными носителями.
Характерные ошибки, допускаемые при составлении
описей дел по личному составу
Зачастую мы видим:
недооформленные карточки Т-2: отсутствуют даты и подписи, имеется неполный состав ведущихся личных дел;
некачественно составленные приказы по личному составу;
неправильное формирование дел еще на стадии составления номенклатуры дел и делопроизводства (приказы с разными сроками хранения формируются в одно дело).
Как результат всему этому – неупорядоченные дела по личному составу или же упорядоченные с нарушением установленных правил. Это ведет к утрате документов, а в дальнейшем к нарушению конституционных прав и социальных гарантий граждан.
Справочный аппарат к описи дел
Качественное и рациональное составление справочного аппарата к описи повышает информативность описи.
Правила оформления титульного листа описи дел
Реквизиты титульного листа дают самое первое представление о делах, заключенных в опись, поэтому его надо заполнять полностью, соблюдая принятый порядок. Название фонда на титульном листе описи дается в виде официально принятого, полного и в скобках сокращенного названия фондообразователя со всеми переименованиями, изменениями подчиненности, в хронологической последовательности). Название располагается после номера описи. Крайние даты документов выносятся вслед за названием описи. Так как составляются годовые разделы описи, то на титульном листе необходимо указывать переименования организации, только относящиеся к обрабатываемому периоду.
Оглавление описи дел
Оглавление описи дел составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. Оглавление описи точно отражает ее состав и построение, а также показывает, на каких листах начинаются ее составные части.
При наличии в описи сокращений нужно составлять список сокращенных слов.
Предисловие к описи дел
Предисловие может быть составлено как общее ко всем описям фонда, так и к одной описи.
Ошибки, допускаемые при составлении предисловия к описи
При составлении предисловия к описи зачастую не указывается:
структура организации;
изменения в структуре за обрабатываемый период;
особенности формирования дел;
в каком состоянии дела по личному составу.
К описи могут составляться указатели: предметные, именные и географические, хронологические, а также специальные предметные указатели.
Итоговая запись
Опись любого архивного фонда содержит итоговую запись, которая закрепляет общее количество дел, внесенных в опись, отражает все особенности нумерации дел и все изменения в их количестве. Итоговая запись составляется ко всем описям на всех экземплярах. Располагается она в конце описи и содержит также подпись составителя описи с указанием должности составителя и даты составления. В заверительной надписи указывается количество листов описи (составляется и подписывается составителем описи). Не следует допускать ошибок при указании количества дел.
Оформление описей
Опись дел – это документ. А любой документ должен быть составлен в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. Нередко в описях применяется разный текстовый редактор и шрифты, используется полужирное выделение текста, в конце заголовков ставится точка, знак № при нескольких числах (то есть когда он обозначает соответствующее понятие во множественном числе) удваивается.
Грамотно и четко налаженное делопроизводство, качественно проведенная экспертиза ценности – залог полноценного формирования Архивного фонда Российской Федерации.
